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Contrôle fiscal : se préparer, s’entourer, anticiper…

Avec Sylvain de Chaumont, avocat associé Oratio Nantes

La réception d’un avis de vérification est annonciatrice d’une vérification de comptabilité imminente dans l’entreprise. Si ce contrôle fiscal reste un événement normal dans la vie de l’entreprise, il n’en demeure pas moins qu’il doit être préparé avec minutie, comme va nous l’expliquer Sylvain Chaumont, avocat associé chez Oratio.

O’News. Première question : le contrôle fiscal d’une entreprise suppose-t-il systématiquement la visite d’un vérificateur ?

Sylvain Chaumont : Le contrôle fiscal peut prendre différentes formes. Il pourra, tout d’abord, s’agir d’un contrôle sur pièces qui consiste, pour l’administration, à effectuer des contrôles de cohérence sans nécessairement se rendre dans l’entreprise. Il pourra ensuite s’agir d’un contrôle sur place (ce que l’on appelle juridiquement une « vérification de comptabilité »), qui suppose ici la visite d’un vérificateur dans les locaux de l’entreprise.

Dans cette dernière hypothèse, l’annonce d’une visite prochaine d’un vérificateur est précédée, sauf dans l’hypothèse d’un contrôle inopiné, de l’envoi d’un avis de vérification de comptabilité.

O’N : Pourquoi l’envoi ou la remise d’un avis de vérification est-il obligatoire ?

S. Chaumont : L’avis de vérification est un document essentiel du contrôle fiscal : sur ce document doivent figurer un certain nombre de mentions obligatoires, dont l’absence peut conduire à annuler la procédure de rectifications fiscales, et donc les éventuels redressements fiscaux.

Bien que cette mention fasse rarement défaut, il est tout d’abord impératif que l’avis de vérification précise que l’entreprise et son dirigeant ont la possibilité de faire appel au conseil de leur choix qui les aidera dans le suivi du contrôle. Il s’agit là d’une garantie fondamentale dont doit bénéficier tout contribuable en situation de contrôle fiscal.

L’avis de vérification doit ensuite mentionner les années ou exercices qui seront soumis au contrôle fiscal : il est impératif que l’avis soit suffisamment précis sur la période qui sera effectivement soumise au contrôle (une mention telle que « le contrôle porte sur la période non prescrite » n’est pas assez précise, par exemple).

D’autres mentions sont généralement reprises sur l’avis de vérification, mais aucune obligation ne s’impose à l’administration à ce sujet. Il pourra s’agir des coordonnées du vérificateur (son nom et son grade en général) qui sera l’interlocuteur de l’entreprise pendant le contrôle, des coordonnées de son supérieur hiérarchique et de l’interlocuteur spécialement désigné (ces personnes peuvent être sollicitées en cas de difficultés en cours de contrôle et pour discuter des propositions de rectifications mises à la charge de l’entreprise à l’issue de la vérification de comptabilité), ou encore des impôts et taxes soumis au contrôle.

O’N : Jusqu’où peut remonter le vérificateur ?

S. Chaumont : L’administration ne peut rectifier les impôts et taxes de l’entreprise qu’à l’intérieur d’un certain délai, appelé « délai de reprise » : une fois ce délai expiré, elle perd son droit de rectifier les impôts et taxes de l’entreprise pour les années ou exercices concernés. Ce délai de reprise diffère selon les impôts.

Le délai de reprise de droit commun de l’administration expire, en principe, à la fin de la troisième année suivant celle au titre de laquelle l’imposition est due. Par exemple, pour rectifier le montant de l’impôt sur les sociétés dû au titre de 2014, elle doit agir avant le 31 décembre 2017.

O’N : Quels conseils donneriez-vous à nos lecteurs qui se retrouveraient ainsi confrontés à l’imminence d’un contrôle fiscal de leur entreprise ?

S. Chaumont : Entre le moment où l’entreprise reçoit un avis de vérification et la date de la première visite du vérificateur, il doit s’écouler un délai minimum raisonnable que le juge de l’impôt a fixé à 2 jours. Ce délai s’impose à l’administration pour que le dirigeant puisse contacter son conseil qui l’assistera dans le cadre des opérations de contrôle.

Même si l’administration préconise un délai d’au moins 15 jours à ses agents, et même s’il est toujours possible de demander un délai supplémentaire, il n’en demeure pas moins que le temps laissé au dirigeant pour se préparer au contrôle est relativement court. Il faut réagir vite. C’est pourquoi l’un des premiers réflexes préconisés est de contacter rapidement son conseil habituel. Il ne faut pas négliger cette possibilité : le suivi du contrôle fiscal est un exercice de style qui peut receler quelques pièges et difficultés. Rompu à ce type d’exercice, le conseil pourra assister le dirigeant sur le déroulement du contrôle, l’informer sur des points de procédure, le conseiller sur les réponses à apporter au vérificateur, voire même se charger de suivre la vérification de comptabilité en se posant comme l’interlocuteur principal du vérificateur.

Il sera également nécessaire de définir les conditions matérielles du déroulement du contrôle, préparer et réunir l’ensemble des documents demandés par le vérificateur qu’il faudra mettre à sa disposition lors de sa première visite (documents comptables des exercices concernés par le contrôle, le dossier juridique de l’entreprise, etc.). Il peut être utile à ce stade de valider avec le conseil le contenu des documents à transmettre et la correcte mise à jour du dossier juridique de l’entreprise (rapports de gestion, registre d’assemblées, etc.).

O’N : Lesquelles ?

S. Chaumont : Les entreprises qui disposent d’une comptabilité informatisée ont l’obligation de remettre au vérificateur, au début des opérations de contrôle, une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée répondant à des normes techniques précises. Attention : le défaut de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée ou la remise de fichiers des écritures comptables non conformes sont sanctionnés par une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, par une majoration de 10 % des redressements.

Le contrôle effectué par le vérificateur nécessitera alors la réalisation de traitements informatiques. 3 possibilités sont prévues, le choix revenant au dirigeant : soit il autorise le vérificateur à effectuer le contrôle sur le matériel de l’entreprise ; soit il décide que les traitements informatiques seront effectués par les propres moyens de l’entreprise et, dans ce cas, le vérificateur doit préciser par écrit les travaux à réaliser ainsi que le délai accordé pour les effectuer ; soit il demande à ce que le contrôle ne soit pas effectué sur le matériel de l’entreprise : il doit alors mettre à la disposition de l’administration les copies des documents, données et traitements soumis au contrôle.

Dans tous les cas, le vérificateur a l’obligation de décrire, par écrit, la nature des investigations souhaitées, de manière à ce que le dirigeant puisse faire le choix sur les modalités de traitement en toute connaissance de cause.

O’N : Enfin, dernière question, combien de temps peut durer ce contrôle ?

S. Chaumont : Par principe, un contrôle peut durer tout le temps que le vérificateur estime nécessaire pour mener à bien ses investigations, si ce n’est qu’il doit respecter le délai de reprise pour procéder à d’éventuelles rectifications fiscales

Cela étant, la loi a spécifiquement prévu un cas pour lequel la durée de la vérification sur place des entreprises commerciales, industrielles, artisanales agricoles ou qui exercent une activité libérale ne pourra pas excéder 3 mois : si ce délai n’est pas respecté par le vérificateur, les impositions complémentaires éventuellement mises à la charge de l’entreprise sont nulles.

Sont concernées par cette garantie les entreprises dont le chiffre d’affaires hors taxes, en 2017, est inférieur à 789 000 € (pour les entreprises industrielles ou commerciales dont le commerce principal est de vendre des marchandises, objets, fournitures ou denrées à emporter ou à consommer sur place, ou de fournir le logement), 238 000 € (pour les entreprises prestataires de services et les entreprises exerçant une activité non commerciale) ou 352 000 € (pour les entreprises agricoles).

Lé délai entre la réception d’un avis de vérification et le début des opérations de contrôle peut être relativement court. Mettez à profit ce temps pour appeler votre conseil habituel, réunir les documents réclamés par le vérificateur, préparer les conditions matérielles du contrôle dans l’entreprise, etc.