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Facturation électronique : une réforme à l’horizon 2025…

Si, dans les années à venir, la facturation électronique doit devenir la règle dans les relations entre entreprises françaises soumises à la TVA, des précisions
restent encore à venir d’ici la fin de l’année 2021 pour préciser les contours de cette obligation.

Au-delà de la simple formalité administrative, la facturation est un outil essentiel pour les entreprises : elle permet, en effet, de conserver un suivi des créances et des règlements afférents. À l’horizon 2025, une réforme d’ampleur est prévue : il va s’agir de rendre obligatoire la facturation électronique. Voici un point d’étape sur les informations déjà disponibles avec Mathilde Julienne, avocat chez Oratio.

 

La facturation électronique n’est-elle pas déjà obligatoire ?

M. Julienne : Non. La facturation électronique n’est obligatoire pour l’ensemble des entreprises que dans le cadre des marchés publics, donc les relations avec les collectivités publiques (incluant les hôpitaux publics par exemple).

Cette facturation s’effectue par l’intermédiaire d’une plateforme dédiée appelée « Chorus pro » :
• depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises employant plus de 5 000 salariés ;
• depuis le 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire employant 250 à 5 000 salariés ;
• depuis le 1er janvier 2019 pour les PME employant de 10 à 250 salariés ;
• et depuis le 1er janvier 2020 pour les TPE employant moins de 10 salariés.

Pour mémoire, une facture est dite « électronique » dès lors qu’elle est créée, transmise, reçue et archivée sous format électronique.
L’ensemble du processus de facturation doit donc être « électronique ». À ce sujet, l’administration fiscale précise qu’une facture initialement faite sur support papier, puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique n’est pas une facture électronique.

Si la facturation électronique n’est, pour le moment, pas obligatoire, rien n’empêche les entreprises qui le souhaitent de la mettre en place pour anticiper la réforme à venir, sous réserve, d’une part, que son destinataire l’accepte et, d’autre part, qu’elle permette d’assurer l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu, ainsi que sa visibilité, de son émission jusqu’au terme de sa conservation.

Pour garantir le respect de ces conditions, il existe trois possibilités consistant en :
• l’emploi d’une signature électronique « qualifiée » ;
• l’emploi d’un système d’échange de données structuré (dit «EDI fiscal») ;
• l’emploi de tout autre moyen à même de garantir une « piste d’audit fiable » permettant de reconstituer de manière chronologique l’intégralité du processus de facturation.

 

Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur ces trois possibilités ?

M. Julienne : La signature électronique « qualifiée » est une signature électronique créée par un dispositif sécurisé ayant donné lieu à l’octroi d’un certificat électronique délivré par un prestataire de services de certification.

Quant au système d’échange de données structuré (EDI fiscal), il permet de garantir le respect de certaines obligations relatives, notamment, à l’identité du message émis et reçu, à la constitution d’une liste récapitulative séquentielle des messages émis et reçus et à l’existence d’un fichier des partenaires avec lesquels sont échangées les factures dématérialisées.

À défaut de mise en place de l’une ou l’autre de ces deux possibilités, la facturation électronique ne sera valable qu’à la condition que soit mis en place, de manière permanente, des contrôles documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture et l’opération réalisée à laquelle elle correspond. Cela passe notamment par la rédaction d’une documentation de piste d’audit fiable permettant de démontrer et justifier les contrôles mis en place au sein de l’entité.

Vous l’aurez compris, la « piste d’audit fiable » est un moyen permettant de reconstituer la chronologie de l’opération du bon de commande jusqu’à l’émission de la facture. À noter que la piste d’audit fiable doit être valable à la vente comme à l’achat.

 

Pourquoi, d’ici quelques années, le Gouvernement souhaite-t-il imposer le recours à la facturation électronique ?

M. Julienne : La mise en place d’un dispositif obligatoire de facturation électronique présente un double intérêt, pour l’État et pour les entreprises.
Pour l’État, il s’agira principalement de lutter plus efficacement contre les fraudes à la TVA via différents moyens. Tout d’abord, les données figurant sur les factures électroniques devront être transmises à l’administration fiscale via un système de transmission électronique dédié (e-reporting), ce qui lui permettra, notamment, d’effectuer des recoupements entre les factures émises et les factures reçues.
Ensuite, les entreprises pourront être obligées de transmettre les données relatives à leurs transactions avec des particuliers, mais aussi avec des opérateurs étrangers.
Enfin, le recours au préremplissage des déclarations de TVA sera facilité.

Quant aux entreprises, la facturation électronique leur permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi de diminuer la charge financière spécifiquement liée au traitement des factures au format papier. Elle leur permettra également de renforcer leur compétitivité, en les rendant plus réactives à l’égard de leurs clients et en sécurisant leurs relations commerciales.

Quand ce dispositif de facturation électronique obligatoire sera-t-il mis en place ?

M. Julienne : Ce nouveau dispositif de facturation électronique devrait entrer progressivement en vigueur :
• à compter de 2023, l’émission de factures électroniques deviendrait obligatoire pour les grandes entreprises et toutes les entreprises seraient, par ailleurs, dans l’obligation de réceptionner ce type de factures ;
• à compter de 2024, l’émission de factures électroniques deviendrait obligatoire pour les entreprises de taille intermédiaires (ETI) ;
• à compter de 2025, l’émission de factures électroniques deviendrait obligatoire pour les petites et moyennes entreprises (PME), ainsi que pour les très petites entreprises (TPE).

Cette entrée en vigueur progressive s’explique par différentes raisons, parmi lesquelles figurent :
• la nécessité de permettre aux entreprises d’anticiper l’impact de leurs nouvelles obligations de facturation en termes d’organisation (formation du personnel en charge de la facturation, etc.) et
de coût d’équipement (adaptation des outils de facturation existants comme les logiciels de comptabilité, développements informatiques, etc.) ;
• la nécessité de permettre la mise à niveau des plateformes et des logiciels de facturation, en disposant, suffisamment à l’avance, d’assez d’informations techniques pour l’obtention des certifications et pour répondre aux cahiers des charges des plateformes servant à l’échange de données ;
• la nécessité d’assurer la sécurisation des données échangées, notamment celles relatives aux informations commerciales (comme l’identité du fournisseur, du client, etc.) considérées comme des données « à risque », dont la confidentialité doit être assurée dans le cadre de la réglementation générale de protection des données personnelles (RGPD) ;
• ainsi que la résolution des problématiques de réseaux Internet dans certaines zones géographiques (appelées « zones blanches »).

 

Il semblerait que la Direction générale des finances publiques (DGFIP) a édité un rapport sur ce futur dispositif de facturation électronique. Pouvez-vous nous en dire un peu plus ?

M. Julienne : À la suite d’une étude de faisabilité, d’une expérimentation menée sur le 1er semestre 2020 et d’une large consultation d’usagers professionnels (entreprises et leurs représentants), de professionnels du droit, d’experts-comptables, d’éditeurs de logiciels et d’offreurs de solutions de facturation électronique, réalisée entre janvier 2020 et septembre 2020, la Direction générale des finances publiques (DGFIP) a effectivement publié un rapport sur ce dispositif de facturation électronique.

Dans ce rapport, elle estime que le dispositif de facturation électronique devrait s’appliquer à toutes les entreprises assujetties à TVA, sans exception ni condition de seuil. En revanche, il ne devrait pas s’étendre au-delà des transactions domestiques (les échanges intracommunautaires et les exportations ne seraient donc pas concernés) et aux transactions vers les particuliers (B2C).

Certaines entreprises dispensées de facturation parce qu’elles réalisent des opérations exonérées de TVA ne devraient pas non plus être concernées (secteur médical, enseignement, etc.).

Schématiquement, l’administration envisage de faire transiter les factures électroniques via des plateformes privées certifiées qui viendront extraire les données qui lui sont destinées et qui les lui transmettront via une plateforme publique, elle-même connectée au système d’information de la DGFIP.

La plateforme publique devrait également proposer des prestations de service d’envoi/réception de facture profitant directement aux entreprises.

La plateforme étatique Chorus Pro, qui sert actuellement pour le traitement des factures électroniques relatives aux marchés publics, pourrait faire l’objet d’adaptations afin de pouvoir être utilisée dans le cadre de ce nouveau dispositif.

Pour renforcer son efficience, le système de facturation électronique devrait être couplé à un système de transmission électronique de données à l’administration fiscale.

Ce système devrait s’appliquer aux données de paiement, aux données de transactions ainsi qu’aux données sur les ventes non domestiques (intracommunautaires et exportations).

La DGFIP indique que la nature des données transmises dépendra des outils informatiques en possession de l’entreprise.
Ainsi :
• si la société possède un logiciel de facturation et émet des factures, même pour ses transactions en B2C ou non domestiques : la facture sera déposée sur la plateforme de l’administration sans
toutefois faire l’objet d’une transmission électronique au client qui ne peut la recevoir ;
• si la société possède un logiciel de caisse : le récapitulatif journalier des ventes (ticket Z) sera déposé sur la plateforme de l’administration; une remontée journalière peut être envisagée dans
un délai de 12 jours à compter de la journée de transaction ;
• si la société possède un logiciel comptable : il est envisageable de transmettre à l’administration l’état récapitulatif qui retrace les transactions de la période et permet d’établir périodiquement
la déclaration de TVA ;
• si la société ne possède ni logiciel de facturation, ni logiciel de caisse, ni logiciel comptable : il se peut pour autant qu’elle ait un cabinet comptable qui pourra se charger de transmettre les données des transactions à l’administration, via son logiciel professionnel ;
• l’absence de comptable ne constitue pas un obstacle à la transmission des données : dans ce cas, la société pourrait saisir directement, sur une plateforme dédiée, les données des transactions réalisées ; une saisie hebdomadaire ou mensuelle pourrait être envisagée.

 

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