O'News

Focus sur la dématérialisation des registres et documents sociaux

Certaines sociétés sont, depuis le 4 novembre 2019, autorisées à dématérialiser la tenue de certains de leurs documents et registres sociaux. Cette dématérialisation nécessite toutefois le respect d’exigences strictes, déterminantes de sa validité.

La volonté d’accélérer la transition numérique des sociétés résulte de divers enjeux, tant économiques que fiscaux. La poursuite de cet objectif impacte la vie des sociétés à plusieurs niveaux et touche notamment à la tenue dématérialisée de certains de leurs documents sociaux.
Quelles sont les structures concernées par cette dématérialisation ? Quelles sont leurs obligations à ce sujet ?

Toute société est tenue, dans le cadre de son fonctionnement, de respecter certaines obligations de transparence, parmi lesquelles figure l’obligation de conserver une trace des décisions collectives prises par ses associés ou actionnaires.

Cette conservation se matérialise par l’archivage chronologique des procès verbaux (PV) de ces décisions et la tenue d’un registre spécial dédié à leur conservation.

Pour simplifier le respect de ces obligations, certaines sociétés sont autorisées, depuis le 4 novembre 2019, à dématérialiser la tenue de certains de leurs documents et registres.

La liste des sociétés concernées par cet assouplissement est limitativement établie, et comprend notamment les SARL et EURL, les SAS et SASU, ainsi que les sociétés civiles.

Les documents pouvant faire l’objet d’une tenue par voie électronique sont également précisément énumérés : il s’agit notamment des PV des assemblées de SARL et de SA, mais aussi des registres sur lesquels ils sont inscrits.

Attention à la datation et à la signature des
documents !

L’avantage de cette dématérialisation réside principalement en l’allégement des tâches administratives des sociétés qui en bénéficient, et ainsi, par voie de conséquence, à un accroissement de leur
compétitivité. Mais la dématérialisation de la tenue de certains documents sociaux n’est toutefois pas dénuée de contraintes précises pour les structures qui en bénéficient.

Il est ainsi prévu que les PV, décisions, mentions des conventions et registres tenus par voie électronique doivent obligatoirement être datés via l’utilisation d’un moyen d’horodatage présentant des garanties suffisantes en termes de preuve.

De même, la signature de ces documents doit impérativement être effectuée dans le respect des exigences prévues par le règlement européen « eiDAS » dans le cadre
d’une signature électronique avancée.

Pour mémoire, celle-ci se définit comme une signature qui :
– est liée au signataire de manière univoque ;
– permet d’identifier le signataire ;
– est créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
– est liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

partager sur

Articles Similaires
O'News

Dirigeants = « maître de l’affaire » ?

Thématique CONTRÔLE FISCAL

O'News

Référent harcèlement sexuel : un nouvel acteur

Thématique SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL

O'News

Du nouveau concernant la réduction d’impôt sur le revenu Madelin

Thématique RÉDUCTION D’IMPÔT

O'News

Conservation des numéros de cartes bancaires : quelles sont vos obligations ?

Thématique VIE DES SOCIÉTÉS

S'abonner
à la newsletter