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Gestion des risques. Eviter (et sanctionner) les détournements de fonds dans l’entreprise

Louis René PenneauAvec Louis-René Penneau, avocat associé, Oratio Angers

Les entreprises ne sont pas à l’abri de détournements de fonds par des personnes extérieures… mais aussi par leurs propres collaborateurs. Ce qui doit inciter les entreprises à se prémunir contre ces risques de détournements de fonds, comme va nous l’expliquer Louis-René Penneau, avocat associé chez Oratio.

O’News : Comment se matérialise principalement les détournements de fonds ?
Louis-René Penneau :
Les détournements peuvent être le fait de personnes extérieures à l’entreprise. On pense, par exemple, à « l’arnaque au président » qui consiste, pour des escrocs, à convaincre le collaborateur d’une entreprise d’effectuer en urgence un virement important à un tiers pour obéir à un prétendu ordre du dirigeant, ou encore à la « fraude au changement de RIB » pour laquelle des arnaqueurs envoient un mail à un salarié du service de comptabilité de l’entreprise en se faisant passer pour un fournisseur, et lui demandent de diriger ses versements vers un autre compte bancaire leur appartenant.
Mais des détournements de fonds peuvent aussi être commis par des collaborateurs de l’entreprise, notamment ceux qui sont affectés à la comptabilité de l’entreprise ou en charge de la gestion de la trésorerie.
En pratique, et d’une manière générale, on peut recenser trois types de détournement de fonds commis à l’intérieur de l’entreprise : l’émission de faux chèques ou de faux ordres de virement (généralement plus faciles à détecter), l’émission de fausses factures, la création d’un faux salarié permettant au fraudeur d’émettre de faux salaires (ce type de fraude se retrouve principalement dans les grandes entreprises car il est plus difficile de la détecter, le faux salarié se « diluant » parmi les vrais salariés).

O’N : Comment se protéger contre ces risques de détournement de fonds internes à l’entreprise ?
L-R. Penneau :
Il est, au préalable, essentiel de rappeler que le dirigeant est responsable des fonds appartenant à l’entreprise. Il doit donc se montrer particulièrement vigilant pour tout ce qui touche à la gestion de trésorerie et aux flux financiers.
Il dispose à cet égard de plusieurs outils. La première chose à faire est de respecter le principe de la séparation ordonnateur/payeur : il est essentiel que la personne qui ordonne la dépense ne soit pas celle qui procède à son paiement.
Deuxièmement, l’entreprise doit maîtriser la gestion des moyens de paiement pour optimiser sa sécurité financière. Les moyens de paiement (coordonnées bancaires, chéquiers, etc.) doivent être conservés en lieux sûr, et leur accès doit être réservé au seul chef d’entreprise et, exceptionnellement, selon la taille de l’entreprise, à un nombre restreint de personnes.
Troisièmement, il faut mettre en place des circuits courts d’ordonnancement de la dépense (validée par le dirigeant ou, exceptionnellement et selon la taille de l’entreprise, un responsable qui aura obtenu une délégation à ce titre) et de son paiement : plus les process sont multipliés, plus les possibilités de détournement de fonds sont aussi multipliés. Il y a notamment un risque que chaque échelon se déresponsabilise en pensant que les vérifications nécessaires seront effectuées par e niveau inférieur ou supérieur.
Notez que le principal problème posé par les fraudes internes, c’est qu’elles sont souvent effectuées par l’homme de confiance du dirigeant qu’est le collaborateur affecté à la comptabilité ou à la gestion de trésorerie de l’entreprise. La mise en place de processus de contrôle de la gestion de trésorerie et des flux financiers, notamment via un tiers vérificateur, doit donc être faite en collaboration avec le ou les collaborateurs concernés, en insistant bien sur le fait qu’il s’agit de moyens de sécurisation du travail de chacun pour éviter le sentiment de suspicion.
Il peut être opportun de dépersonnaliser ce type d’intervention en faisant appel à son conseil qui saura utilement expliquer les raisons de la mise en place de ces processus de contrôle. Ce pourra aussi être le rôle de la banque ou de l’expert-comptable qui, par leur contrôle, peuvent aussi être à l’origine de la découverte de possibles détournements de fonds.

O’N : Si malgré les process mis en place, le dirigeant se rend compte que des détournements de fonds ont lieu, comment doit-il réagir ?
L-R. Penneau :
Le dirigeant doit réagir très rapidement car il ne peut pas sanctionner un comportement fautif, ou plus exactement engager des poursuites disciplinaires au-delà d’un délai de 2 mois à partir du moment où il en a eu connaissance.
La première chose à faire sera de porter plainte auprès des forces de l’ordre et de faire appel à ses conseils spécialisés en droit pénal des affaires et en droit social. Avec leur aide, le dirigeant va pouvoir constituer un dossier complet et étayé contre le collaborateur fautif : description précise de la situation et des faits, attestations éventuelles de témoins, dossier du salarié reprenant son parcours et sa situation dans l’entreprise (ancienneté, fonctions occupées, dossier disciplinaire, etc.) qui pourra constituer des circonstances aggravantes de la faute commise, etc.
Le dossier doit être construit rapidement et discrètement : si le collaborateur fautif venait à apprendre qu’une enquête était menée contre lui, il pourrait, en effet, faire disparaître les preuves existantes.

O’N : Une fois le dossier constitué, quelles sont les procédures à respecter pour se séparer du collaborateur fautif ?
L-R. Penneau :
Une fois que le dossier est suffisamment étayé de pièces justificatives, il faut mettre à pied le salarié pour éviter qu’il ne poursuive ces agissements. Mais il faut ici faire attention : il doit s’agir d’une mise à pied conservatoire (mesure provisoire préalable au licenciement), et dont l’objectif est d’écarter immédiatement le salarié de l’entreprise jusqu’à la fin de la procédure, et non d’une mise à pied disciplinaire, qui constitue, en tant que telle, une sanction.
Si vous recourez à la mise à pied disciplinaire, vous ne pourriez plus envisager contre le salarié fautif un licenciement puisqu’une même faute ne peut pas être sanctionnée deux fois.


O’N : Mis à pied à titre conservatoire, un salarié coupable de détournements de fonds pourra-t-il alors être licencié pour faute ?

L-R. Penneau : Oui, tout en respectant les procédures existantes. Avant tout, il faut rappeler qu’il est important pour le chef d’entreprise de qualifier correctement la faute commise par le collaborateur.
Pour mémoire, il existe différents types de faute : la faute légère, la faute sérieuse, la faute grave et la faute lourde. En présence d’un détournement de fonds, la tendance sera de retenir une faute lourde contre le salarié, privative de toute indemnité de rupture (à l’exception de l’indemnité de congés payés qui reste due). Mais une faute lourde suppose de la part du salarié une réelle intention de nuire à l’entreprise ou à son dirigeant. Or, c’est rarement reconnu comme tel par les juges dans le cas d’un détournement de fonds.
Retenir une faute lourde sans apporter la preuve de cette intention de nuire rendrait le licenciement sans cause réelle et sérieuse. Voilà pourquoi il est souvent préconisé de retenir la faute grave en pareille situation. Mais, comme toujours, cela dépendra des circonstances de l’espèce. Il est donc essentiel de faire appel à son conseil pour que la procédure disciplinaire diligentée à l’encontre d’un salarié coupable de détournement de fonds soit pleinement efficace.


Pour se protéger des détournements de fonds par des collaborateurs de l’entreprise, un dirigeant dispose de nombreux outils : respect du principe de séparation ordonnateur/payeur, mise en place de circuits courts, maîtrise et sécurisation des moyens de paiement, etc. 

 

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