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INTERVIEW – Contrôler URSSAF : les 1ers réflexes, les 1ères questions, les 1ères décisions…

Avec Jean-Albert Fuhrer, avocat associé, Oratio Angers 

Une entreprise reçoit un courrier recommandé avec accusé réception la prévenant de la visite imminente d’un inspecteur de l’Urssaf. A quoi doit s’attendre l’entreprise, que doit-elle faire, que va faire l’inspecteur, jusqu’à quand peut-il remonter, où l’installer, etc. ? Faisons le point sur ce sujet avec Jean-Albert Fuhrer, avocat chez Ex-Aequo…

O’News : Première question : un contrôle URSSAF a-t-il toujours lieu dans les locaux de l’entreprise ?

Il existe, en réalité, 2 modalités principales lorsqu’il s’agit, pour l’URSSAF, de vérifier la situation de l’entreprise au regard de ses obligations en matière de cotisations sociales. Le 1er type de contrôle est appelé le « contrôle sur pièces » : bien souvent réalisé par des contrôleurs de l’URSSAF à partir des éléments en leur possession ou demandés à l’entreprise, il ne nécessite pas une présence physique de l’agent de contrôle dans l’entreprise. Ce contrôle sur pièces ne peut toutefois concerner que les entreprises employant moins de 10 salariés.

Le 2nd type de contrôle est celui dans le cadre duquel l’inspecteur de l’URSSAF se déplace dans l’entreprise pour mener à bien sa mission de contrôle : c’est ce que l’on appelle le « contrôle sur place ». L’entreprise est informée de ce type de contrôle par l’envoi d’un avis de contrôle.

O’N : Cet avis de contrôle est une pièce essentielle de la procédure de contrôle URSSAF. Pouvez-vous nous expliquer en quoi ce document est important ?

Au préalable, l’URSSAF va, en effet, adresser à l’entreprise un avis de contrôle : obligatoire (sauf dans les hypothèses de recherche d’infractions en matière de travail dissimulé), il doit être remis préalablement aux opérations de contrôle, l’URSSAF préconisant un délai de 15 jours entre la réception de cet avis et le début des opérations de contrôle.

Cet avis doit mentionner que le chef d’entreprise peut faire appel au conseil de son choix et doit indiquer qu’une charte du cotisant contrôlé est mise à sa disposition. Depuis le 1er janvier 2014, l’inspecteur de l’URSSAF n’a, en effet, plus l’obligation de remettre cette charte en début de contrôle. Doivent cependant figurer sur l’avis l’adresse électronique où ce document est consultable et l’indication qu’il est adressé au cotisant sur demande.

Il doit également mentionner la date de la 1ère visite de l’inspecteur : il s’agit là d’une information essentielle qui va effectivement permettre au chef d’entreprise de se préparer efficacement au contrôle à venir. Il faut savoir que les juges ont prononcé la nullité d’un contrôle au motif que l’avis ne mentionnait pas cette date (arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile, du 25 avril 2013, n° 12-30049).

Ce qui est vrai pour la date de la 1ère visite de l’inspecteur l’est aussi pour les autres mentions : si l’URSSAF omet l’une de ces mentions obligatoires (voire même si elle n’envoie pas d’avis de contrôle), le contrôle pourrait être annulé, ce qui entraînerait la nullité des éventuels redressements de cotisations sociales.

O’N : Sur quoi va porter le contrôle URSSAF et sur quelle période ? Autrement dit, jusqu’où peut remonter l’inspecteur de l’URSSAF ?

Alors que l’avis de contrôle doit impérativement contenir certaines informations, comme nous venons de le voir, il n’a pas nécessairement à préciser la période sur laquelle va porter le contrôle URSSAF. Il faut retenir ici que le délai pendant lequel l’URSSAF peut contrôler l’entreprise est limité aux 3 dernières années ainsi qu’à l’année en cours (aux 5 dernières en cas de constatation d’une infraction de travail illégal). C’est ce que l’on appelle le « délai de reprise ». Concrètement, si une entreprise reçoit, en 2015, un avis de contrôle, l’URSSAF pourra vérifier et contrôler les cotisations exigibles durant les années 2014, 2013, 2012 et, le cas échéant, celles qui sont exigibles en 2015 au titre de la période qui précède l’envoi de l’avis de contrôle.

Parce que l’objet du contrôle sera de vérifier l’exactitude des déclarations sociales effectuées par l’entreprise, l’inspecteur URSSAF va demander que lui soient communiqués divers documents (bulletins de paie, registre du personnel, contrats de travail, bilans, comptes de résultat, accords de participation et/ou d’intéressement, règlement intérieur le cas échéant, etc.).

L’inspecteur URSSAF pourra aussi obtenir des renseignements auprès de diverses personnes ou autres administrations, si les éléments en sa possession et ceux que l’entreprise lui a communiqués ne lui permettent pas de lever toutes les incertitudes. C’est ce que l’on appelle le « droit de communication » qui impose, toutefois, à l’inspecteur d’informer l’entreprise de la teneur des renseignements ainsi obtenus dans l’hypothèse où ils servent de base à d’éventuels redressements et de lui en communiquer une copie si elle en fait la demande.

Signalons, enfin, qu’au-delà de la consultation des documents comptables et juridiques, l’inspecteur URSSAF peut aussi mener des auditions : il peut notamment interroger les salariés pour connaître leurs nom et adresse ainsi que la nature des activités exercées et le montant des rémunérations qu’ils perçoivent, avantages en nature inclus (ces auditions font l’objet de procès-verbaux établis par l’inspecteur). Il faut savoir que ces auditions ne peuvent avoir lieu que dans les locaux de l’entreprise et ne doivent en aucun cas perturber le bon déroulement de l’activité.

O’N : Pendant combien de temps peut durer le contrôle URSSAF ? L’inspecteur est-il contraint de mener ses investigations dans un temps limité ?

Le Code de la Sécurité Sociale ne fixe pas de délai pour l’envoi de la lettre d’observations que l’inspecteur du recouvrement doit adresser au cotisant à l’issue d’un contrôle Urssaf, c’est d’ailleurs ce que vient de confirmer un arrêt de la Cour de Cassation du 28 mai 2015 (chambre sociale, n° 14-17618).

Toutefois, pour les travailleurs indépendants et les entreprises versant des rémunérations à moins de 10 salariés, la Loi de financement de la sécurité sociale pour 2015 a limité la durée des contrôles à une période de 3 mois (Loi n° 2014-1554 du 22 décembre 2014 de financement de la sécurité sociale pour 2015, article 24).

Ceci étant, la durée de 3 mois pourra être prorogée 1 fois, sur demande écrite expresse de l’entreprise ou de l’URSSAF (ce qui porte, en pratique, la durée maximale à 6 mois). En outre, elle ne s’applique pas si l’entreprise appartient à un groupe au sein duquel sont employées au moins 10 personnes et s’il est établi à l’encontre de l’entreprise une situation de travail dissimulé, un obstacle à contrôle, un abus de droit, un constat de comptabilité insuffisante ou de documentation inexploitable.

O’N : Quelles préconisations pourriez-vous donner à une entreprise qui va faire face à un contrôle URSSAF imminent ?

Un contrôle URSSAF est un évènement normal de la vie de l’entreprise. Mais, pour normal qu’il soit, il n’en demeure pas moins un évènement important qui peut avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise.

Si l’avis mentionne que l’entreprise peut faire appel au conseil de son choix, il ne faut surtout pas se priver de cette prérogative : un avocat spécialisé dans ce domaine sera un atout pour l’entreprise puisque, rompu à ce genre d’exercice, il saura conseiller utilement le chef d’entreprise tout au long de ce contrôle.


Un contrôle URSSAF aura pour objectif de vérifier la situation de l’entreprise au regard de la réglementation sociale, tant en ce qui concerne la régularité de ses obligations déclaratives que l’exactitude de ses versements de cotisations sociales.

 

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