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Relations avec l’Urssaf : un contrôle Urssaf mieux encadré ?

Avec Julie Baudet, avocat, Oratio Angers

Le montant des cotisations sociales dépend des déclarations que vous avez effectuées, sous le contrôle de l’administration sociale qui vérifiera l’exactitude des informations que vous lui avez transmises. Pour autant, elle doit veiller au respect de vos droits, comme va nous le rappeler Julie Baudet, avocate chez Oratio…

O’News : Lorsqu’elle envisage un contrôle, l’administration sociale envoie un avis de contrôle. Est-ce une formalité obligatoire ?
Julie Baudet : à moins que le contrôle ne porte sur la recherche d’infractions relatives au travail dissimulé, la remise préalable de l’avis de contrôle au moins 15 jours avant le début des opérations de contrôle est effectivement impérative. Un contrôle qui débuterait sans cette formalité ne serait pas valable et encourrait la nullité.
En pratique, cet avis est envoyé en recommandé avec accusé réception, mais il peut toutefois être remis ou adressé par tout autre moyen permettant de rapporter la preuve de sa date de réception. Il est adressé au représentant légal au siège social de l’entreprise qui, en qualité d’employeur, est tenu aux obligations de paiement des cotisations et contributions contrôlées.
Enfin, cet avis doit mentionner que vous pouvez faire appel au conseil de votre choix et qu’une charte du cotisant contrôlé est mise à votre disposition.

O’N : L’étape suivante est donc le contrôle. Comment s’opère-t-il ?
J. Baudet : Le contrôle peut être effectué sur place ou sur pièces dès lors que l’avis de contrôle a été adressé, comme nous l’avons vu précédemment. Néanmoins, le contrôle sur pièces est réservé aux entreprises de moins de 10 salariés (moins de 11 salariés à partir du 1er janvier 2017).
Si vous tenez une comptabilité informatisée, l’inspecteur pourra effectuer lui-même les opérations de contrôle par la mise en œuvre de traitements automatisés directement sur votre matériel informatique, si vous êtes d’accord. Dans ce cas, vous désignerez un utilisateur habilité pour réaliser les opérations de contrôle sur votre matériel.
Mais vous pouvez refuser (par écrit), dans un délai de 15 jours à compter de l’information de l’inspecteur. Dans ce cas, vous devrez mettre à sa disposition les copies des documents, des données et des traitements nécessaires à l’exercice du contrôle.

Vous disposez d’un délai de 15 jours pour vous opposer au traitement automatisé des informations dématérialisées. Si vous ne vous y opposez pas, vous devez désigner un utilisateur habilité pour réaliser les opérations de contrôle sur votre matériel.

Vous pouvez aussi effectuer vous-même ces traitements automatisés à partir des instructions qui vous seront données par l’inspecteur ; mais vous devez tenir compte du temps que vous aurez à consacrer à l’exécution de cette tâche.

Vous disposez d’un délai de 15 jours pour vous opposer au traitement automatisé des informations dématérialisées. Si vous ne vous y opposez pas, vous devez désigner un utilisateur habilité pour réaliser les opérations de contrôle sur votre matériel.

O’N : Une fois le contrôle réalisé, l’employeur est-il tenu informé des suites que l’Urssaf entend donner au contrôle ?
J. Baudet : à l’issue du contrôle, l’agent vous adressera une lettre d’observations qui doit comporter des mentions obligatoires :
– l’objet du contrôle ;
– les documents consultés ;
– la période vérifiée, ce qui vous permettra de valider que le contrôle porte sur une période non prescrite
(c’est-à-dire 3 ans et l’année en cours) ;
– la date de fin de contrôle ;
– la signature de l’inspecteur ;
– les observations faites au cours du contrôle, motivées du chef de redressement, ainsi que, le cas échéant, l’indication du montant des assiettes correspondant, les éventuelles majorations et pénalités et, pour les cotisations et contributions sociales, le mode de calcul et le montant des redressements ;
– les éléments caractérisant le constat d’absence de mise en conformité en cas de réitération d’une pratique ayant déjà fait l’objet d’une observation ou d’un redressement lors d’un précédent contrôle (dans ce cas, la lettre est contresignée par le directeur de l’Urssaf) ;
– le délai de 30 jours pour répondre aux observations par lettre recommandée avec accusé réception ;
– la faculté de vous faire assister par le conseil de votre choix.
Vous disposez ensuite d’un délai de 30 jours pour répondre aux observations de l’agent, en apportant tout élément vous paraissant utile ou en proposant d’ajouter des documents à la liste de ceux qui ont déjà été consultés. Si vous répondez dans ce délai, l’agent de contrôle devra vous répondre à son tour, de manière motivée, et détailler quels sont les chefs de redressement qu’il abandonne, le cas échéant, et ceux qu’il maintient.


O’N : Si l’agent de contrôle décide de maintenir des chefs de redressement, cela signifie-t-il que les sommes sont directement mises en recouvrement ?

J. Baudet : L’administration sociale peut effectivement exiger que vous régularisiez des cotisations et contributions sociales. Pour cela, elle doit vous adresser une mise en demeure, par courrier recommandé avec accusé de réception. Elle doit préciser la nature et le montant des cotisations ainsi que la période à laquelle elles se rapportent. À partir du 1er janvier 2017, elle devra, en outre, indiquer :
– les montants mentionnés dans la lettre d’observation, éventuellement modifiés à la suite des échanges que vous aurez eus ;
– la référence et la date de la lettre d’observation ainsi que la date du dernier courrier établi par l’agent de contrôle à l’occasion de vos échanges.
Les rappels de cotisations seront, en principe, assortis de pénalités de retard de 5 %, calculées sur la base des cotisations redressées, et d’une majoration de 0,4 % par mois ou fraction de mois de retard. Mais il est possible d’obtenir une remise automatique de majorations et de pénalités, octroyée par l’administration sous plusieurs conditions et notamment lorsqu’aucune infraction n’a été commise au cours des 2 dernières années, ou sur votre demande lorsque vous avez acquitté les cotisations dans le délai de 30 jours après la date limite d’exigibilité ou à titre exceptionnel, en cas d’événements présentant un caractère irrésistible et extérieur. Depuis le 11 juillet 2016, pour bénéficier d’une remise, vous n’avez plus à établir votre bonne foi (ce qui ne doit pas vous dispenser de l’être !).

O’N : Comment faire pour contester les sommes qui ont été ainsi mises en recouvrement par l’administration sociale ?
J. Baudet: Si vous contestez les rappels de cotisations sociale que vous n’estimez pas dues, vous devez saisir la Commission de recours amiable dans le délai d’un mois à compter de la réception de la mise en demeure de payer envoyée par l’administration. Ce délai de contestation sera porté à 2 mois dès le 1er janvier 2017.
O’N : Mais est-il est tout de même possible de régulariser des erreurs avant tout contrôle ?
J. Baudet : Oui, c’est tout à fait possible, et même souhaitable ! Jusqu’à présent, un employeur a le choix entre une régularisation progressive des cotisations et une régularisation annuelle (à l’expiration de chaque année civile). Mais dès le 1er janvier 2017, la régularisation annuelle n’existera plus.
Les employeurs devront corriger les erreurs constatées dans leurs déclarations de cotisations et de contributions sociales à l’échéance déclarative la plus proche, et verser le complément de paiement le cas échéant. Ils pourront obtenir une remise des pénalité et majoration de retard :
– s’ils corrigent leur erreur et versent le complément au plus tard lors de la première échéance suivant celle de la déclaration et du versement initial (c’est-à-dire le mois suivant) ;
– et si le versement régularisateur est inférieur à 5 % du montant des cotisations initiales.
S’ils ont trop versé à l’administration sociale, ces sommes seront déduites des cotisations à venir, à moins qu’ils n’en sollicitent le remboursement.

Dès le 1er janvier 2017, il sera souhaitable de régulariser les erreurs avant tout contrôle pour, éventuellement, bénéficier d’une remise de la pénalité et de la majoration de retard.


Les règles du contrôle Urssaf ont été modifiées cet été 2016 de manière à sécuriser les relations entre l’administration sociale et les cotisants.

 

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